2008年10月10日 星期五

向熊學習時間管理

向熊學習時間管理

傳統的時間管理,追求效率與速度,教你用12小時做完24小時的事。新的時間管理則教你「選對速度」去做「重要的事」,畢竟適者生存,而不是快者生存。


撰文:薛雅菁

如果要用一種動物形容你的工作態度,你會選擇哪一種?是夜晚還閒不下來的貓頭鷹;在籠子滾輪上不停忙碌的黃金鼠;勤勞任命的蜜蜂或螞蟻;喜歡爭強好勝的狐狸;一心多用同時做好幾件事的兔子;或是老愛弄點事裝忙的公鹿呢?

  德國時間管理專家塞維特(Lothar J. Seiwert)認為,以上幾種都是努力工作卻沒抓到成功要領的動物。最好的工作態度必須要像熊一樣,隨時保持冷靜沈著,頭腦清醒,用最少力做最有效的事。

停不下來的黃金鼠

  塞維特認為,熊看似動作緩慢,但必需出手時卻迅如閃電,展現的能量與動力,幾乎沒有其他動物可與之匹敵;但冬季他們會退居到可供庇護的洞穴裡進行冬眠,休養生息。塞維特認為,熊懂得掌握時間管理原則,將覓食與休息時間分配得恰到好處,該休息時絕不吝嗇,該主動出擊時絕不手軟,這種工作態度與時間管理,是人類值得學習的對象。

  大部分上班族都像滾輪上的黃金鼠般,工作任務太多,無法停下來休息。根據主計處調查,24~34歲的國人當中,有近四成經常得犧牲睡眠來換取時間。該做的工作太多,時間永遠不夠用,看看教導如何變成「效率達人」或「超效能工作」等時間管理的書,經常高居暢銷排行榜前幾名,就可證明上班族多麼迫切想知道如何做好時間管理。

早期時間管理=速度管理

  早期的時間管理,是要用12小時做完24小時的事,講求速度和效率。毫無疑問地,速度曾讓世界變得更好,但現代人太熱衷於速度,不斷加快腳步,希望用更少的時間做更多的事,結果罹患了「時間病」。美國企業甚至把「A.S.A.P.」(as soon as possible,盡可能快)當成見面或會談的標準要求。世界經濟論壇主席施偉伯(Klaus Schwab)曾說,「當一切都必須需與時間競賽後,我們已經從一個『大吃小』的世界,轉變成一個『快吃慢』的世界」。

  然而,過分強調快速並不是件好事。最有名的例子是亞歷山大帝,22歲時他跨出馬其頓,帶領當時最精良的騎兵及馬其頓方陣法,征戰全世界,創建史上第一個橫跨歐亞非洲的帝國。但改寫歷史又如何?33歲時他因長年征戰,一連多天高燒不退,不久後英年早逝。若他肯放慢腳步,多給自己一點時間休息,以他的軍事天才,若能活得再久一點,其歷史定位一定更輝煌。

快速不是成功的萬靈丹

  塞維特說,讓不該加速的事情加速了,就得付出一定的代價。亞歷山大的遺憾就是一例,而曾經在一家手機公司任職的阿誠也心有戚戚。

  阿誠剛到職的3個月,由於尚在試用期,為了力求表現,每天加班到晚上11點,隔天8點就上班。如此緊張忙碌的生活,使他還沒通過試用期就得了胃出血。請假1星期在家休養的阿誠說,這3個月的付出,等於過去自己一年的產值,剛開始他還會擔心工作不保,現在卻覺得逞一時英雄很不值得,現在正思索是否應該換個工作。

  用速度管理只會徒增員工壓力。雖然壓力增加可以提升員工的行動力,但是也會造成工作的緊張與焦慮。過去工作者忙碌,是為了有更多時間休息,以追求更好的生活品質;但現在速度感卻成為威脅生活的無形殺手。而且,當每個人都被迫快上加快之後,快速的優勢也隨之消失。

慢活:減速活動開跑

  加快速度,無法讓你更有優勢,生活與健康也更糟,因此另一種時間管理的聲音悄悄升起,提出所謂「慢活」的主張,鼓吹拋棄「速度的妄想」、「時間競賽的瘟疫」,認為時間管理不等同於「速度」和「匆忙」,不但應該揚棄「以快制慢」的邏輯,甚至發起「後發先至」的減速運動。

  專家開始為「慢」提出辯解。「慢」這個字長期被污名化,只要看一看牛津字典對此字的定義即就可見一斑:「遲鈍的,無趣的,懶散的,行動遲緩的。」這些形容詞,過去是每個上班族避之唯恐不及的;而現在「慢」被賦予新生命,變成新式時間管理的內涵。慢並不是「牛步化」的意義;而是以「和諧的節奏」取代「速度」。因為,每個事物都有其與生俱來的時間或步調,有它自己的tempo giusto(正確的速度)。

適者生存,而非快者生存

  瑞士夏福豪森(Schaffhausen)國際鐘錶製造公司聯合會(IWC),提出一個新的名詞「Slobbies」,是指「動作慢,但做得好」(慢工出細活)的人,他們不把速度當成唯一的績效指標,而用緩慢來贏得更高的生產力與創造力,該快的時候快,該慢的時候慢,在工作和休閒兩端,用正確的速度追求平衡的人生。

  就像日本走紅的電視節目「火焰挑戰者」,裡面有個「電流急急棒」考驗,挑戰者必須在規定時間內通關。通關達人的秘笈,在於收放自如的速度,太慢會超出規定時間,太快則會觸電。

  台大社會學系助理教授李明璁說,慢下來才能沈澱思考找到方向。每個人有不同的正確速度,快速不是提升效率的必然因素,「選對速度」才是有效率的主因,也才能真正走得久、做得長。適者生存,而不是快者生存。別忘了,龜兔賽跑的結果,最後烏龜才是贏家。

  然而該怎麼做,才不會匆忙的像無頭蒼蠅呢?塞維特認為,像熊看齊,學習他們的鎮靜、沈著與力量,想清楚自己要過什麼生活,做正確且重要的事,並把剩下的時間拿來休閒。

Step 1:目標清楚,全神貫注

  塞維特提出的新式時間管理第一步為,先問自己想成為怎樣的人?想像一下自己生命的終點,然後自問,如果能夠再活一次,我想……。把想到的答案寫下來,就會發現自己因為蹉跎而沒有做的事。

  塞維特認為,人的一生都有時間不夠的問題,他說「我們無法管理時間!但我們可以選擇是否要從事有價值、有意義的事情。需要管理的不是時間,而是我們自己。尤其需要學習如何對事情全神貫注,以及如何全力以赴。」

  塞維特指出,保持專注是克服所有問題的關鍵。一天的時間對每個人都是公平的24小時,但是一個有專注力的工作者,接到任務會先設定目標,把事情依輕重緩急分配好,把書桌整理乾淨,關上門,不接電話,用數小時專心地完成任務。他們很清楚,如果自我時間管理不佳,那麼只有被別人管理的份了。

Step2:做正確且重要的事

  塞維特建議,當你排列工作的優先順序時,重點不在於「效率」,而在於「有效性」;前者是指「最快速度把事情做好」,後者是指「去做對的事情」。

  一位從IBM轉到奇異(GE)的工程師說,以前在IBM加班是常態,後來到奇異若沒準時下班,主管會特別來關切加班原因。「上班時間若無法把分內工作做完,若不是代表笨,就是效率不佳!」這位工程師說,主管這番話,讓他的時間管理改觀。他說,若一個人堅持絕不加班,自然會將工作優先順序排列出來。時間管理重點在如何分配自己的時間。能力強的人,懂得思考計畫、找對方向,從最重要的事情動工,因為走得多快是一回事,走對方向才是最重要的。

  這跟經濟學家帕瑞圖(Vilfredo Pareto)所說,辛苦工作沒有用,聰明工作才重要的意思是一樣的。帕瑞圖提出80/20法則。意思是把20%的時間精力,投注在可以獲得80%總成果的事情上,如此80%的成就,只需要花20%的時間,其餘就是休閒時間。

  其實重要的事很少,但不重要的事太多,做了不重要的事,等同於浪費時間,結果投入80%的努力只換來20%的幸福,一點都不值得。如何用最少力獲取最大報酬,破除「一分耕耘,一分收獲」的舊思維,才是聰明工作者。

Step3:學會說不,保護時間

  塞維特說,有了生活目標,也區分出正確且重要的事後,工作者若仍然時間不夠,那就必須學會拒絕別人無理的要求。

  很多工作者不懂得拒絕別人,以致無法專心在工作上。Google全球副總裁李開復認為,一個優秀的工作者,必然同時也是有時間管理概念的人,能夠分輕重緩急,高效利用時間,並學會說不,保護自己的時間。李開復以過去在微軟和他共事的潘正磊為例,做為微軟總部產品部門晉升最快的經理,潘正磊在職場扶搖直上,成功之道就是「保護時間」。

  李開復說,潘正磊剛加入微軟的職位是軟體開發工程師,由於任職的小組開發產品速度很快,幾個月內就生出3個版本,每個版本又需要支援6種語言。為因應18個組合的要求,潘正磊需要和很多其他不同研發小組互動。每天潘正磊的辦公室裡總是人來人往,每個人都帶來不同的問題。

  剛開始潘正磊總是停下自己手邊的事,先解決別人的問題,讓自己忙得不可開交。為了把分內工作做完,他的工作時間拖得很長,但產能卻沒有提高。

  後來潘正磊訂出所謂「回答問題時間」,同事只有這個時間才能來找潘正磊,其餘時間不可打擾他。李開復說,若潘正磊當初沒這麼做,就不會有現在的成就,可能只會在同一間辦公室裡,每天回答四面八方湧來的問題,直到筋疲力盡為止。

  趕走佔用時間的不速之客,可以保護自己的時間來做「重要事」。當你發現時間被別人竊取,請告訴你的夥伴、上司和同事,你認為最重要的事,以及你最在意的事,捍衛自己的時間權。

  李開復建議可以說這樣說:「今天對我來說特別重要。如果我的專案無法在下班前有進展,會對整個小組或部門造成極嚴重的困擾。」一旦同事聽見你這麼說,相信沒有人膽敢打擾你。

新式時間管理=人生經營

  事實上,新式時間管理,就是一種自我管理,著重於「人生經營」,給重要的事多些時間,在健康的身體、成功的事業、愉悅的人際關係和生命的意義這四方面,尋求最佳的平衡點。

  上班族不要瞎忙。「忙」這個字等於「心」加上死亡的「亡」,所以忙的時候,人的心是死的。每個人一天都只有24小時,必須選擇從事有價值、有意義的事情。就像在《小王子》一書裡,小王子遇到一位賣口渴特效藥的商人。商人說,只要一個禮拜吞上一顆藥,整個禮拜都不需要喝水。小王子不以為然。他說,要是我多出53分鐘,我會選擇從容不迫地朝著泉水走過去。服用一顆解渴藥丸或許能快速解渴,但「從容走向一口水井」卻意味著一種生活哲學,也就是用正確的速度做重要的事,用多餘的時間用來品嘗生活之美。

  德國的製酒業曾喊出一句口號:「生命太短暫了,沒時間喝劣酒!」拋開速度的迷思,把今天看做是自己餘生的第一天,開始用新的時間觀念來生活,請尋找自己的正確速度,追求平衡的生活,這才是與成功最近的距離。

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