向熊學習時間管理

向熊學習時間管理

傳統的時間管理，追求效率與速度，教你用12小時做完24小時的事。新的時間管理則教你「選對速度」去做「重要的事」，畢竟適者生存，而不是快者生存。


撰文：薛雅菁

如果要用一種動物形容你的工作態度，你會選擇哪一種？是夜晚還閒不下來的貓頭鷹；在籠子滾輪上不停忙碌的黃金鼠；勤勞任命的蜜蜂或螞蟻；喜歡爭強好勝的狐狸；一心多用同時做好幾件事的兔子；或是老愛弄點事裝忙的公鹿呢？

　　德國時間管理專家塞維特（Lothar J. Seiwert）認為，以上幾種都是努力工作卻沒抓到成功要領的動物。最好的工作態度必須要像熊一樣，隨時保持冷靜沈著，頭腦清醒，用最少力做最有效的事。

停不下來的黃金鼠

　　塞維特認為，熊看似動作緩慢，但必需出手時卻迅如閃電，展現的能量與動力，幾乎沒有其他動物可與之匹敵；但冬季他們會退居到可供庇護的洞穴裡進行冬眠，休養生息。塞維特認為，熊懂得掌握時間管理原則，將覓食與休息時間分配得恰到好處，該休息時絕不吝嗇，該主動出擊時絕不手軟，這種工作態度與時間管理，是人類值得學習的對象。

　　大部分上班族都像滾輪上的黃金鼠般，工作任務太多，無法停下來休息。根據主計處調查，24～34歲的國人當中，有近四成經常得犧牲睡眠來換取時間。該做的工作太多，時間永遠不夠用，看看教導如何變成「效率達人」或「超效能工作」等時間管理的書，經常高居暢銷排行榜前幾名，就可證明上班族多麼迫切想知道如何做好時間管理。

早期時間管理＝速度管理

　　早期的時間管理，是要用12小時做完24小時的事，講求速度和效率。毫無疑問地，速度曾讓世界變得更好，但現代人太熱衷於速度，不斷加快腳步，希望用更少的時間做更多的事，結果罹患了「時間病」。美國企業甚至把「A.S.A.P.」（as soon as possible，盡可能快）當成見面或會談的標準要求。世界經濟論壇主席施偉伯（Klaus Schwab）曾說，「當一切都必須需與時間競賽後，我們已經從一個『大吃小』的世界，轉變成一個『快吃慢』的世界」。

　　然而，過分強調快速並不是件好事。最有名的例子是亞歷山大帝，22歲時他跨出馬其頓，帶領當時最精良的騎兵及馬其頓方陣法，征戰全世界，創建史上第一個橫跨歐亞非洲的帝國。但改寫歷史又如何？33歲時他因長年征戰，一連多天高燒不退，不久後英年早逝。若他肯放慢腳步，多給自己一點時間休息，以他的軍事天才，若能活得再久一點，其歷史定位一定更輝煌。

快速不是成功的萬靈丹

　　塞維特說，讓不該加速的事情加速了，就得付出一定的代價。亞歷山大的遺憾就是一例，而曾經在一家手機公司任職的阿誠也心有戚戚。

　　阿誠剛到職的3個月，由於尚在試用期，為了力求表現，每天加班到晚上11點，隔天8點就上班。如此緊張忙碌的生活，使他還沒通過試用期就得了胃出血。請假1星期在家休養的阿誠說，這3個月的付出，等於過去自己一年的產值，剛開始他還會擔心工作不保，現在卻覺得逞一時英雄很不值得，現在正思索是否應該換個工作。

　　用速度管理只會徒增員工壓力。雖然壓力增加可以提升員工的行動力，但是也會造成工作的緊張與焦慮。過去工作者忙碌，是為了有更多時間休息，以追求更好的生活品質；但現在速度感卻成為威脅生活的無形殺手。而且，當每個人都被迫快上加快之後，快速的優勢也隨之消失。

慢活：減速活動開跑

　　加快速度，無法讓你更有優勢，生活與健康也更糟，因此另一種時間管理的聲音悄悄升起，提出所謂「慢活」的主張，鼓吹拋棄「速度的妄想」、「時間競賽的瘟疫」，認為時間管理不等同於「速度」和「匆忙」，不但應該揚棄「以快制慢」的邏輯，甚至發起「後發先至」的減速運動。

　　專家開始為「慢」提出辯解。「慢」這個字長期被污名化，只要看一看牛津字典對此字的定義即就可見一斑：「遲鈍的，無趣的，懶散的，行動遲緩的。」這些形容詞，過去是每個上班族避之唯恐不及的；而現在「慢」被賦予新生命，變成新式時間管理的內涵。慢並不是「牛步化」的意義；而是以「和諧的節奏」取代「速度」。因為，每個事物都有其與生俱來的時間或步調，有它自己的tempo giusto（正確的速度）。

適者生存，而非快者生存

　　瑞士夏福豪森（Schaffhausen）國際鐘錶製造公司聯合會（IWC），提出一個新的名詞「Slobbies」，是指「動作慢，但做得好」（慢工出細活）的人，他們不把速度當成唯一的績效指標，而用緩慢來贏得更高的生產力與創造力，該快的時候快，該慢的時候慢，在工作和休閒兩端，用正確的速度追求平衡的人生。

　　就像日本走紅的電視節目「火焰挑戰者」，裡面有個「電流急急棒」考驗，挑戰者必須在規定時間內通關。通關達人的秘笈，在於收放自如的速度，太慢會超出規定時間，太快則會觸電。

　　台大社會學系助理教授李明璁說，慢下來才能沈澱思考找到方向。每個人有不同的正確速度，快速不是提升效率的必然因素，「選對速度」才是有效率的主因，也才能真正走得久、做得長。適者生存，而不是快者生存。別忘了，龜兔賽跑的結果，最後烏龜才是贏家。

　　然而該怎麼做，才不會匆忙的像無頭蒼蠅呢？塞維特認為，像熊看齊，學習他們的鎮靜、沈著與力量，想清楚自己要過什麼生活，做正確且重要的事，並把剩下的時間拿來休閒。

Step 1：目標清楚，全神貫注

　　塞維特提出的新式時間管理第一步為，先問自己想成為怎樣的人？想像一下自己生命的終點，然後自問，如果能夠再活一次，我想……。把想到的答案寫下來，就會發現自己因為蹉跎而沒有做的事。

　　塞維特認為，人的一生都有時間不夠的問題，他說「我們無法管理時間！但我們可以選擇是否要從事有價值、有意義的事情。需要管理的不是時間，而是我們自己。尤其需要學習如何對事情全神貫注，以及如何全力以赴。」

　　塞維特指出，保持專注是克服所有問題的關鍵。一天的時間對每個人都是公平的24小時，但是一個有專注力的工作者，接到任務會先設定目標，把事情依輕重緩急分配好，把書桌整理乾淨，關上門，不接電話，用數小時專心地完成任務。他們很清楚，如果自我時間管理不佳，那麼只有被別人管理的份了。

Step2：做正確且重要的事

　　塞維特建議，當你排列工作的優先順序時，重點不在於「效率」，而在於「有效性」；前者是指「最快速度把事情做好」，後者是指「去做對的事情」。

　　一位從IBM轉到奇異（GE）的工程師說，以前在IBM加班是常態，後來到奇異若沒準時下班，主管會特別來關切加班原因。「上班時間若無法把分內工作做完，若不是代表笨，就是效率不佳！」這位工程師說，主管這番話，讓他的時間管理改觀。他說，若一個人堅持絕不加班，自然會將工作優先順序排列出來。時間管理重點在如何分配自己的時間。能力強的人，懂得思考計畫、找對方向，從最重要的事情動工，因為走得多快是一回事，走對方向才是最重要的。

　　這跟經濟學家帕瑞圖（Vilfredo Pareto）所說，辛苦工作沒有用，聰明工作才重要的意思是一樣的。帕瑞圖提出80/20法則。意思是把20％的時間精力，投注在可以獲得80％總成果的事情上，如此80％的成就，只需要花20％的時間，其餘就是休閒時間。

　　其實重要的事很少，但不重要的事太多，做了不重要的事，等同於浪費時間，結果投入80％的努力只換來20％的幸福，一點都不值得。如何用最少力獲取最大報酬，破除「一分耕耘，一分收獲」的舊思維，才是聰明工作者。

Step3：學會說不，保護時間

　　塞維特說，有了生活目標，也區分出正確且重要的事後，工作者若仍然時間不夠，那就必須學會拒絕別人無理的要求。

　　很多工作者不懂得拒絕別人，以致無法專心在工作上。Google全球副總裁李開復認為，一個優秀的工作者，必然同時也是有時間管理概念的人，能夠分輕重緩急，高效利用時間，並學會說不，保護自己的時間。李開復以過去在微軟和他共事的潘正磊為例，做為微軟總部產品部門晉升最快的經理，潘正磊在職場扶搖直上，成功之道就是「保護時間」。

　　李開復說，潘正磊剛加入微軟的職位是軟體開發工程師，由於任職的小組開發產品速度很快，幾個月內就生出3個版本，每個版本又需要支援6種語言。為因應18個組合的要求，潘正磊需要和很多其他不同研發小組互動。每天潘正磊的辦公室裡總是人來人往，每個人都帶來不同的問題。

　　剛開始潘正磊總是停下自己手邊的事，先解決別人的問題，讓自己忙得不可開交。為了把分內工作做完，他的工作時間拖得很長，但產能卻沒有提高。

　　後來潘正磊訂出所謂「回答問題時間」，同事只有這個時間才能來找潘正磊，其餘時間不可打擾他。李開復說，若潘正磊當初沒這麼做，就不會有現在的成就，可能只會在同一間辦公室裡，每天回答四面八方湧來的問題，直到筋疲力盡為止。

　　趕走佔用時間的不速之客，可以保護自己的時間來做「重要事」。當你發現時間被別人竊取，請告訴你的夥伴、上司和同事，你認為最重要的事，以及你最在意的事，捍衛自己的時間權。

　　李開復建議可以說這樣說：「今天對我來說特別重要。如果我的專案無法在下班前有進展，會對整個小組或部門造成極嚴重的困擾。」一旦同事聽見你這麼說，相信沒有人膽敢打擾你。

新式時間管理＝人生經營

　　事實上，新式時間管理，就是一種自我管理，著重於「人生經營」，給重要的事多些時間，在健康的身體、成功的事業、愉悅的人際關係和生命的意義這四方面，尋求最佳的平衡點。

　　上班族不要瞎忙。「忙」這個字等於「心」加上死亡的「亡」，所以忙的時候，人的心是死的。每個人一天都只有24小時，必須選擇從事有價值、有意義的事情。就像在《小王子》一書裡，小王子遇到一位賣口渴特效藥的商人。商人說，只要一個禮拜吞上一顆藥，整個禮拜都不需要喝水。小王子不以為然。他說，要是我多出53分鐘，我會選擇從容不迫地朝著泉水走過去。服用一顆解渴藥丸或許能快速解渴，但「從容走向一口水井」卻意味著一種生活哲學，也就是用正確的速度做重要的事，用多餘的時間用來品嘗生活之美。

　　德國的製酒業曾喊出一句口號：「生命太短暫了，沒時間喝劣酒！」拋開速度的迷思，把今天看做是自己餘生的第一天，開始用新的時間觀念來生活，請尋找自己的正確速度，追求平衡的生活，這才是與成功最近的距離。